時間真的好快，沒想到已經到6月了，在新公司的日子也漸漸上手。
在這裡我熟悉以往的出口流程之外，也學到如何進口採購的部分，相較起來覺得進口採購似乎還比較好玩一點。其實就是做出口流程的逆向步驟而已，雖是從出口轉換成進口的角色，但注意的事項還是有很多不同的地方。
這五個月下來進口大概三次，但是這三次的出錯率還是很平凡，而且都有不同的突發狀況發生，其實複雜性跟做出口的感覺差不多呢! 所以在此來做個簡單的進口採購小筆記，如果也一樣做採購的大家也可以參考一下。
在採購當中，其實要找一家供應商也是要花很多時間，要符合公司的需求外，規格、品質以及最重要的價格也是一部分。除非公司已選定好指定哪家供應商，不然花時間找適合的供應商也需要開會與公司同仁討論是否可行，採購也是供應商與公司之間的橋樑，這種繁瑣現象跟做業務的也是一樣繁瑣的。
很幸運的幸虧公司都有指定要尋找的供應商及產品需求，所以就可以加快腳步與供應商詢問。
一開始傳信給供應商的業務時，內容大致禮貌寫出是來自台灣的哪家公司，大致寫下公司的背景及簡介(當然有簡報檔也是相當不錯的)，我記得之前有很多韓國潛在客戶來信時也都附加他們詳細的簡報，就可以先了解客戶並且相信不是騙人的。然後也大致寫下對公司產品有興趣的有那些，如果有希望對方做代工(OEM)或設計(ODM)等等的話也一併先提問，免得因為對方沒有這些服務而白談了。
發信後其實也有點緊張，會想到會不會也像之前做業務時寄了信但不回應的遭遇，這樣最終的武器就是直間打電話過去詢問了。 果然不出乎預料，有幾家供應商確實沒有回覆，所以我再發一封信詢問"我們很想了解貴公司的產品，不知是否有收到上封信，期待來信"等之類的期盼詞語，不到幾天奇蹟就發生了，每家供應商都有回覆我，原因或許是我想的那樣，他們可能會覺得第一次發信來的可能是自動發信之類的垃圾信，不然就是只想詢價的不知名客戶而已。從以前到現在做業務時也常常遇到這種問題，類似的郵件也會直接丟到垃圾信件去。或許他們覺得我有可能是"真正的客人"傳信給他們，或是他們也注意到這有可能是潛在客戶，所以也願意發mail給你。
接下來我會詳細問供應商產品的規格是否為我們需要、是否有達到台灣的進口標準，關於台灣進口標準每項產品幾乎都不一樣，這部分我會詢問我的報關行幫我查詢進口這項產品的條件有哪些，如有些產品可能需要檢疫等等，也須向供應商要求要做哪些項目的檢疫。如果供應商沒有達到標準或是無法配合檢疫等，這就需要雙方的溝通來找出對策，否則就得另找備案是否有其他廠商也適合。
如以上皆合格時，就可以進行報價，在信中必須寫清楚以下:
1.貿易條件(Terms of trade):畢竟每一種貿易條件不同也會產生不一樣的價格(例如:CIF又會多出保險費用)
2.付款方式(Payment): 可以先提出我們想要的付款方式，不過第一次下單一定都會以對方的規定為主，畢竟第一次的客戶還沒有互相信任，往後交易多次就有機會再做討論改變付款方式
3.最低訂購量(Minimum order quality): 20呎、40呎還是CFS(併櫃)的價格可以互相比較
4.當然產品規格還是要寫正確以免報錯價格囉!
得知報價的價格後，還需要知道產品的關稅和稅則(HS Code)才行，有些可能免稅，但也些國家的關稅可能也有高達10%以上，關稅費用也必須算進去成本內才行。 其實進口的價格也不是只有以上這些項目，之後的清關一定還有報關費用(吊櫃費、推廣費、進口稅、營業稅...等)，所以為什麼進口產品都會這麼貴，差距這麼大也不是沒有原因的，這些成本全部加起來就很可觀了，這部分也讓我學到了一些小常識。另外查詢稅則時會有一欄是"輸出入規定"，這部分特別要看一下進出口時有什麼需求需要準備什麼資料等等。例如 B01，進口後需要檢疫相關辦理，這一項就需要供應商提供這批的植物檢疫證明會比較好。
價格及條件皆OK後，可以先詢問供應商是否提供樣品，這是採購產品時最重要的一環，在信中看照片或描述的特別好，但是如果沒有實際看實體時說不定就有很大的落差，所以樣品就是在觀察是否有達到自己的期望，也順便檢視內容及品質是否有落差等等，這些必定是要注意的，免得採購回來完全無法適用時，簡直是一大虧損。
一切都行後就可以發採購訂單給供應商，在訂單上必定要寫清楚且與之前所談的條件都一致，內容中也一起寫出出貨後須提供的文件有哪些，例如需要B/L正本、INVOICE&PAKING LIST、產地證明、植物檢疫和產品分析等等。 重要的是外包裝標示也必須檢查是否有符合國內的規定，一般都需要品牌、品名、成分、生產日期及有效日期、批號、淨毛重和製造商資料等等。
等對方發下這些文件時一定要做檢查，貿易條件是否當初所要求的，出貨港口是否正確，IV&PK的抬頭及簽名人是否一致，每份文件當中的品名是否一模一樣，如果有做保險也記得對方也要提供保險證明才能證實是否有保。都檢查完畢正確候我的習慣性都會要求對方把所有的文件正本副本等資料全部郵寄過來，以便之後報關時報關行有需要什麼文件都可以馬上提供。
每次的進口流程中ゆよ都會搞一些烏龍的狀況，不是對方差點忘記保保險不然就是送錯港口，是要高雄港但變成基隆港，在出貨其我也沒有仔細檢查，而是快要到港時報關行看到文件才知是到基隆港，這中間還要支付運費需與供應商協調誰支付外還延遲到公司拆櫃的時間，完全搞得一蹋糊塗了! 還有因為沒有仔細檢查文件中的品名，有些文件品名不一致，還須要求請供應商把IV&PK的名稱修正正確，不然就是產品分析沒有提供到，在這之間來來回回的，別說自己覺得煩，報關行和供應商似乎也都快被氣飽了。一邊說都沒有事先檢查文件才臨時抱佛腳，另一邊又覺得要改文件幹嘛不直接一次說完，又是中間兩頭燒的局面，再次覺得中間人真的很不好當啊!
放行後ゆよ也學到另外的小常識，原來貨櫃也有限制放置時間，場內至多7天，場外5天(但要依船公司的規定，每間都不同)，依我的認定場內的意思是還未被放行的貨櫃放置區，場外就是以放行的放置區。如延期托櫃超過放置時間就對多收延滯費用，而且還不便宜呢!
以上從頭到尾的採購流程說起來還真是繁雜呢!不過也因這幾次的教訓後，採購流程也變得夠順暢，自己也能注意哪裡該仔細，哪裡該叮嚀，以免事情都分分散散的，處理事情起來也不會亂七八糟。整體來說做採購也是滿有趣的，就像自己在網購一樣選擇想購買的產品一樣，只是多了責任和進口流程的問題或是一些突發狀況，看來自己還需多磨練一下這個角色讓自己再多專業一點吧!
***以上的採購流程和建議是目前ゆよ所遇到的狀況及自己產品會用到的需求所提供的建議，並不代表全部的進口項目都是用，如有落差請見諒喔!***如有需補充的地方也歡迎專業的採購們提供一下意見分享一下吧!***
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